Communicatietips
Als je een kleine KMO bent, met flexibele werknemers die elkaars werk en voorkeuren kennen, volstaat het wanneer jullie elkaar informeel op de hoogte houden. In grote bedrijven vormen beleidsregels vaak de basis om meer formeel te handelen. Onafhankelijk van de grootte van je bedrijf en de cultuur die er heerst, zijn communicatieve vaardigheden nodig.
Afwezig op het werk
Actief luisteren
Om meer informatie van je werknemer te krijgen, kan je 'actief luisteren'. Hoe doe je dat?
- Geef gerichte aandacht.
- Toon oprechte belangstelling voor wat je werknemer denkt en voelt.
- Verplaats jezelf in je werknemer.
- Zet jezelf even opzij.
- Let op de gezichtsuitdrukking van je werknemer.
- Geef reacties die aansluiten bij zijn/haar gevoelens.
Wat is effectief communiceren?
Goede communicatie gaat over: luisteren, reageren, informeren, motiveren, overtuigen. Bijvoorbeeld:
Communiceren met je werknemer
- Luisteren en (erop) reageren ("wat heb je nu nodig?").
Communiceren met je collega's
- Informeren (bv. over de afwezigheid van je werknemer).
- Motiveren (bv. om taken tijdelijk over te nemen).
- Overtuigen (bv. om steun te verlenen als de werknemer terugkeert).
Gesprek voorbereiden
Een goede voorbereiding op wat je gaat zeggen is nodig. Onder tijdsdruk kan het gesprek mogelijks formeler worden.
Als je je mensen:
- Informeert, dan begrijpen ze je beter, omdat ze weten waarover het gaat.
- Motiveert, dan zijn ze eerder bereid je te helpen als het nodig is.
- Overtuigt, dan zullen ze hun houding en voornemens aanpassen als het mogelijk is.
Gesprek voeren
Let bij het voeren van een gesprek op volgende zaken:
- Duidelijkheid: zorg voor begrijpelijke taal met een helder doel.
- Efficiency: geef een korte boodschap, maak geen aanloop.
- Gepastheid: wees correct in woord en gebaar.
- 'Aantrekkelijkheid': hoe je het formuleert, is vooral belangrijk.
- Correctheid: vorm en inhoud moeten kloppen.
"Ja, ook wel gesprekstechnieken. Dat je zegt van: 'nou, zeg niet dit, of zeg niet dat'. Ergens anders heb ik weer gelezen over een slechtnieuwsgesprek. 'Doe dat wel, doe dat niet. Rek het niet. Kom meteen met de boodschap'. Nou ja, dat is fijn als je dat weet."
Moeilijke gesprekken
Jij, als werkgever, bent verantwoordelijk voor het overbrengen van 'de boodschap'.
- Besteed aandacht aan 'beleving en emoties' ("Ik zie dat het je raakt").
- Je hoeft geen oplossing voor emoties te geven.
- Geef even ruimte en las stiltes in.
- Je werknemer komt zelf wel terug op de inhoud.
- Erken dat wat je zegt moeilijk kan zijn.
- Voel je niet verantwoordelijk voor alle oplossingen, tenzij je wel iets kunt verlichten natuurlijk.
"En de werknemer zegt misschien: 'och, eigenlijk ben ik bereid om 4/5e te werken. En als ik naar het ziekenhuis moet, of die chemo krijg, blijf ik een dag of een halve dag thuis. Maar de dag erop kan ik er goed tegen. Kan ik werken'. Wel, maar ik durf het hem niet te vragen. Dus de onzekerheid is van beide kanten. Wij zijn op dat gebied minder communicatief."
Besluiten nemen
Als je samen goede besluiten wilt nemen is een goede band nodig met je werknemer. Zorg dat je vooraf beschikt over alle informatie die nodig is (bv. over werkaanpassingen, steun van collega's, financiële zaken).
- Vraag als het nodig is naar extra informatie (bv. over mogelijkheden of beperkingen).
- Deel zelf ook alle belangrijke informatie.
- Luister naar de wensen en zorgen van je werknemer.
- Geef aan hoe jij erover denkt.
- Probeer te zoeken naar wat het best tegemoet komt aan wat jullie kunnen en nodig hebben.
- Wees creatief en weeg de opties af: er kunnen meerdere oplossingen zijn.
- Maak een plan met afspraken waar jullie beiden achter staan.
Gerelateerde tips
Soorten steun
Je kunt je werknemer op verschillende manieren ondersteunen:
- Emotioneel
- Praktisch
- Financieel
Verschillen tussen werknemers
Onderzoek onder werknemers met borstkanker (Tiedtke et al, 2011) toonde aan dat zij hun arbeidsongeschiktheid op verschillende manieren kunnen ervaren. Uit gesprekken met ervaren professionals in de zorg is gebleken dat dit zeker ook voor andere soorten kanker kan gelden.
De drie totaal verschillende ervaringen van vrouwen die terugblikten op hun situatie zijn:
- Ontwrichting van het leven.
- Heel moeilijke episode in het leven.
- Betekenisvolle periode.
Als je dit weet en de verschillen herkent, kun je je werknemer ook beter begrijpen en ondersteunen. Iemand die zijn ziekte als 'ontwrichtend' ervaart heeft misschien meer emotionele steun nodig. Iemand die zijn ziekte als een moeilijke, maar voorbijgaande 'episode' ervaart, is wellicht meer gebaat bij een zakelijke benadering gericht op praktische steun. De laatste wil misschien meer delen of er meer over praten.
Wat bespreken als je collega afwezig is?
Wie belt en wanneer? Wie gaat op bezoek en wanneer? Jij, de direct leidinggevende? Collega's? Gaat het alleen om een ziekenbezoek, of wil je het ook over het werk hebben? Maak dat vooraf duidelijk.
Hoe contact houden met je zieke werknemer?
Ook al heb je het druk en is het misschien wat onwennig: blijf contact houden! Maak afspraken over de manier waarop. Wat kun je doen?